Guía sobre el uso y funcionalidades de Sway

¿Qué es Sway?

Sway es una herramienta de la suite ofimática Microsoft365 diseñada por Microsoft para la creación de presentaciones web interactivas, compatible en múltiples dispositivos y nubes. Esta herramienta permite la inserción de una gran variedad de contenido, ya sea videos, imágenes, clips de audio, mapas, tweets, gráficos, contenidos web, etc. 

Con Sway se crean presentaciones personalizadas, profesionales y dinámicas de una forma sencilla y al instante debido a la existencia de multitud de plantillas disponibles y a la capacidad de añadir diseños propios. 

¿Qué ofrece Sway?

Sway permite una serie de utilidades muy interesantes. Algunas de ellas son: 

• El trabajo colaborativo en la edición de creaciones (presentaciones).  
• La inserción de todo tipo de contenido desde diversas fuentes: Flickr, OneDrive, Bing, Pickit o Youtube. Además, el usuario dispone de imágenes libres de derechos de autor con licencias Creative Commons. 
• Búsquedas en función del contenido.
• Adaptación de las creaciones a diferentes dispositivos. 
• La creación de presentaciones con su Smartphone o Tablet.
• La creación de boletines, informes, artículos, portfolios, historias, etc.
• El diseño de contenidos más accesibles con la opción de “Vista de accesibilidad”.

No obstante, también es importante tener en cuenta que está limitada en cuanto a las posibilidades de edición. 

A continuación, se presentan unas indicaciones básicas para su uso.

Pantalla de inicio de Sway

Para acceder a Sway, se realiza a través de la web del Portal de Office.

Desde la página principal de Sway se accede a la colección de documentos Sway y al resto de Sway públicos de la plataforma.

Crear un nuevo Sway

Para crear un nuevo documento con Sway, se dispone de dos posibles formas:

• Pulsar sobre “+ Crear nuevo” para crear un Sway desde cero.
• Pulsar sobre “Empezar con un documento” para crear un Sway a partir de otro documento (PDF, DOCX, PPTX…).

A continuación, en el caso de seleccionar “+ Crear nuevo”, saldrá la siguiente página de edición principal de Sway denominada “Espacio propio”:

En esta página, mediante el botón de “Insertar”, se tiene la posibilidad de seleccionar un fondo de documentos entre todas las posibilidades que sugiere Sway o seleccionar una desde el dispositivo mediante el que se accede o desde OneDrive.

La forma de trabajar con Sway trata de añadir Tarjetas. Son secciones que permiten ir añadiendo contenido: encabezados, texto, elementos multimedia, tuits, gráficos, etc.

Para agregar más contenido en las Tarjetas, simplemente se debe dar clic en el botón de “+” y añadir lo que se necesite (“Texto”, “Párrafos”, “Imágenes”).

Para la personalización del diseño de nuestro Sway, se debe ir a la pestaña “Diseño” y aparecerá lo siguiente:

Una vez finalizado el documento en Sway, desde los “Estilos”, se puede cambiar el formato y tipos de letra sin afectar al contenido del documento.

Para la vista previa del documento, se debe ir a la parte derecha del menú superior, y pulsar en “Mostrar”.

¿Cómo compartir mi Sway?

Para compartir un Sway, se debe ir a la pestaña de “Espacio propio” y en la parte superior derecha de la página, pulsar en el botón de “Compartir”.

Se dispone de varias formas de compartirlo: 

• Personas o grupos específicos: En el caso de que se quiera seleccionar las cuentas de correo que tengan acceso al Sway.
• Los usuarios de su organización con el vínculo: Para todo usuario dentro de su organización (en este caso, todo usuario @upm.es o @alumnos.upm.es).
• Cualquier persona con un vínculo: Cualquier usuario que disponga del vínculo, podrá visualizarlo.

Eliminar un Sway

Para eliminar un documento Sway, se debe acceder a la página de inicio de Sway, donde aparecerán todos los "Sways":

Y para eliminarlo, se debe pulsar en los tres puntos de la esquina derecha superior de nuestro Sway, se selecciona el icono de la papelera y se confirma en “Sí, eliminarlo”.