Guía básica SharePoint

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo colaborativo en equipo. Está formada por una serie de productos y elementos de software que incluye funciones de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.

Para la gestión documental, basándose en permisos, permite: 

• Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
• Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
• Control de versiones.
• Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
• Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
• Acceso a documentos sin conexión a internet.

Igualmente, permite otras funcionalidades para el trabajo en equipo como:

• Crear espacios o sitios web (incluso ‘subsitios’ dentro del mismo espacio) para el trabajo en grupo, donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
• Extranet para compartir archivos de gran tamaño.
• Colaboración y comunicación online entre equipos.
• Compartir actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de trabajo.
• Mantener a los equipos sincronizados.
• Mantenerse al día de la información y las noticias de la institución.
• Comunicación en tiempo real con los compañeros.
   

Pantalla de inicio de SharePoint

Para acceder a SharePoint es necesario disponer del correo electrónico de la UPM y entrar en el siguiente enlace: Portal Office. 

La página principal de SharePoint es el lugar donde buscar sitios de SharePoint, leer noticias o buscar contenido.

• En “Sitios frecuentes”, se muestran los sitios más visitados y la actividad reciente.
• Los “Sitios sugeridos” aparecen en función de las búsquedas recientes y las recomendaciones.
• Para buscar un sitio, archivo o contacto en toda la organización, se escribe en el cuadro de búsqueda en la parte superior y se selecciona de entre los resultados para abrirlo.
• Para seguir un sitio de SharePoint, hay que hacer clic en la estrella que aparece junto al nombre del sitio. A continuación, aparecerá en la sección “Siguiendo”.

En la parte izquierda de la página principal se puede acceder a otras secciones: 

• En “Siguiendo” se muestran todos los sitios que se siguen, como el sitio de grupo o un sitio de otro grupo con el que se trabaja.
• En “Reciente” se destacan los sitios de SharePoint a los que ha ido recientemente.
• En “Guardado para más tarde” se presentan los contenidos seleccionados para revisar más tarde.
• En “Vínculos destacados” se muestran los sitios que la empresa quiere destacar.
• Además, en el icono del periódico se pueden ver “Mis noticias”, donde se resaltan las actualizaciones de los sitios que se siguen o se visita con frecuencia.

Por último, se dispone en el menú lateral para acceder a las páginas de “Mis sitios”, “Mis noticias”, “Mis archivos”, “Mis listas” y la capacidad de crear un enlace a un nuevo sitio, página, noticia o documento de Microsoft365.

Sitios de SharePoint

SharePoint permite la creación de dos tipos de sitios: sitio de grupo para conectar a personas de un mismo equipo o sitio de comunicación para llegar a un público más amplio en toda la organización.

• Sitio de grupo: proporciona una ubicación concreta en la que un grupo de personas pueden trabajar en un proyecto concreto y compartir información desde cualquier lugar con cualquier dispositivo. Son grupos cerrados, la información se limita sólo a los miembros del grupo o participantes específicos.
• Sitio de comunicación: para difundir información, compartir noticias, informes, estados, etc. a una audiencia amplia en un formato visualmente atractivo. Sólo genera contenido un pequeño conjunto de miembros y es un público mucho mayor quien lo consulta.
   

Crear un nuevo sitio

Para crear un nuevo sitio de SharePoint hay que dirigirse a la página principal y seleccionar “+ Crear sitio”.

A continuación, se puede elegir entre crear un sitio de grupo o un sitio de comunicación.

Sitio de comunicación

¿Qué es un sitio de comunicación?

Un sitio de comunicación de SharePoint es un lugar donde compartir información con otras personas en un formato visualmente atractivo.

Para más información: Usar las plantillas SharePoint, Mostrar y Sitio de comunicación en blanco.

Crear un sitio de comunicación

1. Seleccionar “Sitio de comunicación”.
2. Seleccionar una plantilla de sitio ("De Microsoft", “De su organización” o “En blanco”, que se encuentra en la parte más inferior). Si se elige el diseño “En blanco” no es necesario ir personalizando los elementos web sino que se debe seleccionar el diseño de la página y agregar los elementos web que se deseen desde el principio. 
    

3. Asignar un nombre al nuevo sitio de comunicación y una descripción.
4. Elegir el idioma del sitio de comunicación.
5. Seleccionar Finalizar.

Para más información: Crear un sitio de comunicación en SharePoint.

El sitio de comunicación se creará y aparecerá entre los sitios que se están siguiendo. 

El sitio no hereda la configuración de permisos o la exploración de otros sitios. 

Compartir un sitio de comunicación

1. Para compartir el sitio de comunicación con otros usuarios es necesario pulsar sobre “Compartir” situado en la esquina superior derecha.

2. Si elegimos la opción de “Compartir página” nos aparecerá un cuadro de diálogo, donde debemos indicar los nombres de las personas de la organización que se desea invitar al sitio y agregar el mensaje que se incluirá con la invitación.
3. Seleccionar los permisos de los nuevos miembros: “Puede editar” o “Puede ver”.
4. Hacer clic en “Enviar”.

Para más información: Compartir un sitio.

Sitio de grupo

¿Qué es un sitio de grupo?

Un sitio de grupo de SharePoint es un lugar donde se conecta un equipo de trabajo para acceder al contenido, la información y las aplicaciones que utilizan de modo habitual.

Para más información: Usar la plantilla de sitio de colaboración entre equipos de SharePoint.

Crear un sitio de grupo

1. Seleccionar “Sitio de grupo”.
2. Seleccionar una plantilla.
3. Escribir el nombre para el sitio y comprobar si está disponible.
4. Escribir una descripción para el sitio.
    

5. Seleccionar la configuración de privacidad y el idioma.
   Al crear un sitio de grupo se puede configurar la privacidad, seleccionando “público” (cualquier persona de la organización puede acceder a este sitio) o “privado” (solo los miembros pueden acceder a este sitio) para controlar quién tiene acceso.
    

6.  Agregar a otros propietarios y miembros al sitio según las necesidades.
   Se puede agregar a otras personas al sitio desde “Agregar miembros”. Una vez agregados se puede seleccionar su rol: “Miembro” para editar y ver el contenido del sitio, incluidos archivos, páginas, listas y navegación o “Propietario” para tener control total sobre el contenido del sitio, el tema, los permisos, las asociaciones del centro y otras configuraciones del sitio.
    

7. Seleccionar “Finalizar”.

Cada sitio de grupo genera automáticamente su propia URL.

A partir de un sitio de grupo se pueden crear subsitios según las necesidades. Para crear subsitios hay que dirigirse al sitio de grupo, pinchar en Configuración y, a continuación, seleccionar “Contenidos del sitio”. En “+ Nuevo” seleccionar “Subsitio”.
 

Todos los miembros del sitio de grupo pueden crear: 

• Listas personalizadas para la administración de datos
• Bibliotecas de documentos (almacenamiento de archivos)
• Páginas (Sitio donde agregar contenido como texto, documentos, imágenes, vídeos, etc.)
• Espacios (plataformas inmersivas basadas en web, que permiten crear y compartir experiencias de realidad mixta seguras y extensibles)
• Noticias
• Planes (organización de tareas)
• Aplicaciones (elementos web que se pueden personalizar) 
  
   

Para más información: Crear un sitio de grupo en SharePoint.
 

Añadir o eliminar usuarios a un sitio de grupo

Una vez creado un sitio de grupo, se puede añadir nuevos miembros o eliminarlos y ajustar sus permisos según las necesidades. Para añadir nuevos miembros hay que dirigirse al sitio de grupo concreto y pinchar sobre “Miembros”, situado en la esquina superior derecha. A continuación, pulsar sobre “Agregar miembros” dentro de “Pertenencia al grupo”. En esta misma pantalla, desplegando las opciones que aparecen debajo del nombre de un miembro existente se puede cambiar su perfil de miembro a propietario (o viceversa) o eliminar del grupo.

También se puede acceder a los permisos del sitio de grupo pinchando en Configuración y, a continuación, seleccionando “Permisos del sitio”.

Pantalla de inicio de un sitio de grupo

En una página de inicio del sitio de grupo, se puede ver los vínculos a páginas web, aplicaciones y archivos de grupo importantes y consultar la actividad reciente del sitio y las novedades.
Si se tienen permisos de edición o es propietario del sitio, se puede editar la página principal haciendo clic en Editar en la esquina superior derecha de la página.

Encabezado: logotipo del sitio, nombre del sitio y si el sitio es privado (solo pueden verlo miembros aprobados) o público (todos los usuarios de la organización pueden verlo).

Si es propietario del sitio de grupo, también hay un vínculo en la parte superior ("+ Nuevo elemento") para agregar una nueva lista, biblioteca de documentos, página, espacio, publicación de noticias, vínculo de noticias, plan o aplicación para el sitio.

Pantalla principal: Novedades del sitio (Noticias) + Actividad reciente.

Menú lateral izquierdo: Menú de navegación (menú de inicio rápido) con vínculos a conversaciones (Outlook), documentos de la biblioteca del equipo predeterminada, el bloc de notas de OneNote del equipo, páginas del sitio, contenido del sitio (lista de todas las páginas, bibliotecas, listas, otras aplicaciones del sitio y la papelera de reciclaje del sitio.

Si se tienen permisos se puede personalizar los vínculos del menú izquierdo del sitio de grupo. Se puede editar para añadir vínculos nuevos, cambiar su orden, eliminar o modificar.

Para más información: Personalización de la navegación en el sitio de SharePoint.

Permite añadir: URL, Conversaciones (Outlook), Calendario (Outlook), Blog Notas (OneNote) y Planeador (Planner).

Para administrar la configuración de su sitio de grupo de SharePoint: Cambiar la configuración del sitio de un sitio. 
 

Elementos de un sitio de grupo

Noticias

Para crear y mostrar publicaciones sobre elementos importantes o interesantes para el equipo de trabajo. Para más información: Crear y compartir noticias en sus sitios de SharePoint.

Páginas

Para compartir ideas mediante imágenes, documentos de Excel, Word y PowerPoint, vídeos y otros medios. Para más información: Crear y usar páginas modernas en un sitio de SharePoint.

Listas

Conjunto de datos para compartir con los miembros del equipo y otros usuarios del sitio. SharePoint proporciona plantillas para crear listas o personalizarlas. Para más información: Introducción a las listas.

Biblioteca de documentos

Lugar donde almacenar, crear y actualizar archivos, compartirlos con otros miembros y trabajar en conjunto. Para más información: Crear una biblioteca de documentos en SharePoint. 

Aplicaciones

Para personalizar el sitio con nuevas funcionalidades o responder a nuevas necesidades. Para más información: Agregar una aplicación a un sitio.

Espacios

Plataforma inmersiva basada en web, que le permite crear y compartir experiencias de realidad mixta seguras y extensibles. Para más información: SharePoint espacios.

Planes

Para crear paneles y agregar y ordenar tareas y tareas de su equipo. Para más información: Uso de Microsoft Planner en su sitio de SharePoint.
 

Eliminar un sitio

Para eliminar un sitio o subsitio de SharePoint, debe ser administrador o tener permisos de Control total. Los pasos que se han de seguir son:

1. Dirigirse al sitio de grupo o de comunicación que se desea eliminar.
2. Desplegar las opciones de Configuración de la esquina superior derecha y seleccionar “Información del sitio”.
3. Seleccionar “Eliminar sitio”.